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Selbstmanagement: Mein Wochenrückblick

Selbstorganisation auf Papier: der aktuelle Trend oder hoffnungslos retro? (Foto: Handler)

(Foto: Handler)

Ich habe mir angewöhnt, einmal in der Woche einen „Wochenrückblick“ durchzuführen und an meinem System zu arbeiten. Dadurch verbessere ich meine Effizienz und meine Effektivität.

Diesen Wochenrückblick habe ich 2015 ganz klein begonnen und einige Male schon überarbeitet und ausgeweitet und optimiert. Derzeit sieht die Routine so aus:

Inbox Zero
Das ist eine Methode, die ich aus dem Buch „Getting Things Done“ von David Allen gelernt habe. Ich habe es mir zur Angewohnheit gemacht, dass mein gesamter Posteingang zumindest einmal in der Woche komplett aufgeräumt ist, alle Eingangsordner sind auf Null, alles ist an seinem Platz, also als Aufgabe gespeichert oder im Archiv abgelegt (Dieser wunderbare Zustand nennt sich bei David Allen „Inbox Zero“.

Meine persönlichen Inboxen, die ich durchgehe:

E-Mail: Natürlich versuche ich schon im Laufe der Woche, die Inboxen laufend auf Null zu reduzieren. Alles, was eine Aufgabe ist, wird in meinen Aufgabenmanager verschoben, alles was zu archivieren ist, wird möglichst gleich archiviert. In der Hitze des täglichen Gefechts bleibt aber doch immer wieder ein Bodensatz. Dieser wird im Rahmen des Wochenrückblicks aufgelöst und alles ist an seinem Platz.

Post: Der klassische Posteingang. Briefe, Rechnungen, Zeitschriften

Evernote-Eingang: Evernote ist mein persönliches Archiv. Im Laufe der Woche bleiben einige Notizen im Evernote-Posteingang, die nun an ihren endgültigen Platz geschoben werden.

Nozbe: Nozbe ist derzeit mein Aufgabenmanager. Einmal in der Woche prüfe ich die Aufgabenliste auf ihre Relevanz. Meist kann ich einige Dinge streichen, die sich selbst erledigt haben.

Instapaper: In Instapaper speichere ich Artikel zum Lesen, zum Archivieren oder zur Verwendung in Newslettern oder in der Zeitschrift. Im Rahmen des Wochenrückblicks gehe ich diese Artikel einmal durch, übertrage sie in Evernote, wenn sie sich als immer noch relevant zeigen oder lösche sie.

Tagebuchnotiz
Im Rahmen des Wochenrückblicks lasse ich noch einmal die Woche vorüberziehen und fasse meine Gedanken zu einer Tagebuchnotiz zusammen. Gemeinsam mit den Gedanken, die im Laufe der Woche entstehen, habe ich so eine feine Dokumentation meines Lebens.
Technisch habe ich da einiges ausprobiert. Gespeichert habe ich alles immer in Evernote, als Frontend für das Tagebuch verwende ich derzeit die Todayee-Apps von Lakesoft.

Listen
Beim Wochenrückblick gehe ich auch meine Listen durch: Ich habe eine Liste der Zeitschriften, die ich lesen möchte, einen „Habits Tracker“, in dem ich eintrage, wenn ich neue schöne Dinge lernen oder zur Gewohnheit machen möchte, und eine Liste meiner persönlichen Projekte. Das erscheint mir deshalb wichtig, damit ich nichts aus den Augen verliere.

Systemreview
Ein Pflichtpunkt im Wochenrückblick ist die Arbeit am System. Hier denke ich einige Minuten darüber nach, wie ich meine Selbstorganisation verbessern kann.
Die Fragen dazu sind:
– Was hat gut funktioniert in dieser Woche?
– Was hat sich nicht bewährt?
– Was möchte ich verändern?

Meine bisherige Erkenntnis zu dem Thema „Verbessern der eigenen Routinen“: für mich funktioniert die Idee des Kaizen gut. Das bedeutet, dass ich eine kleine neue Routine so lange durchführe, bis sie zur Gewohnheit geworden ist (das dauert bei mir ungefähr drei bis sechs Monate) oder bis ich erkenne, das ich das nicht brauche und es bewusst aufgebe. Und erst dann die nächste Veränderung angehe. So hat sich mein System in ganz kleinen aber nachhaltigen Schritten laufend geändert und verbessert.

Wann und womit erledige ich diesen Wochenrückblick?
Wenn ich am Samstag arbeite, dann geht sich die ganze Routine meistens gut am Morgen aus. Ansonsten ist der Sonntagnachmittag ein guter Termin, denn hier erledige ich auch meine Stundenvorbereitungen. Die meisten der Aufgaben passieren am iPad, ein paar (zum Beispiel der Habits Tracker) habe ich in meinem Organizer.

Das ideale System für jeden?
Dieses System ist natürlich für mich persönlich für meine aktuelle Lebenssituation angepasst und wird bei anderen möglicherweise so nicht funktionieren. Es gibt beispielsweise viele, die im Rahmen des Wochenrückblicks ihre Termine durchgehen – das ist wieder bei mir nicht notwendig, weil ich nicht sehr termingesteuert bin.

Ich denke, jede und jeder wird ein persönliches System finden können, je nach den Notwendigkeiten und den persönlichen Anforderungen. Ich glaube, dass ein regelmäßiges Verbessern der eigenen Routinen wirklich gut tut. Und ich möchte alle einladen, so einen Wochenrückblick einmal zu beginnen – vielleicht auch nur ganz klein. Es hat sich für mich gezeigt, dass diese Routine wirklich gut tut und für eine laufende Verbesserung der eigenen Situation sorgt.

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Kategorien:Selbstmanagement

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