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Sieben Tipps für erfolgreiche Meetings

Erfolgreiche Meetings koordinieren braucht Disziplin. (Foto: Handler)

Erfolgreiche Meetings koordinieren braucht Disziplin. (Foto: Handler)

 

Der moderne Arbeitsmensch hat meist eine ambivalente Einstellung zu Besprechungen. Besprechungen haben das Potenzial, ein Team zu fokussieren und zusammenzuschweissen, verkommen in der Praxis aber oft zu Zeitverbrennern ohne umsetzbare Ergebnisse. Damit Ihre Besprechungen sinnvoll genutzt werden, hier ein paar Anregungen für erfolgreiche Meetings:

Verteilen Sie Aufgaben
Jeder sollte in einem Meeting Input geben dürfen. Wenn Sie das Meeting planen, geben Sie jeder Teilnehmerin und jedem Teilnehmer eine Aufgabe oder ein Thema, das für ihn oder sie relevant ist und das er oder sie vorbereiten kann. So haben Sie für jedes Thema schon mindestens einen Fürsprecher und stehen bei der Überzeugungsarbeit nicht alleine. Eventuell haben Sie so auch gleich jemand für die Erfüllung der Hausaufgaben (siehe dort).
Erstellen und verteilen Sie eine Agenda vor dem Meeting
Jede Besprechung sollte einen Zweck haben. Alle Teilnehmenden sollten vorher wissen, worum es im Meeting geht. Die Agenda sollte mindestens 24 Stunden vor dem Meeting bei den Teilnehmern sein. So kann sich jeder sinnvoll vorbereiten.

Seien Sie wählerisch bei den Teilnehmerinnen
Nicht immer muss das ganze Team am Meeting teilnehmen. In kleineren Gruppen arbeitet man oft effizienter als mit allen gemeinsam. Jemand, dem das Meeting nichts nutzt, soll auch nicht teilnehmen müssen.

Bleiben Sie fokussiert
Nochmals: Jedes Meeting hat einen bestimmten Zweck. Alle Diskussionen während des Meetings sollten auch diesem Zweck dienen. Natürlich sind neue Sichtweisen immer gut, aber nicht, wenn Sie zu weit vom Thema wegführen.

Wenn jemand also ein Thema anreißt, das länger dauern wird und mit dem Zweck des aktuellen Meetings nichts zu tun hat, verschieben Sie die Besprechung dieses Themas auf einen eigenen Termin. So bleiben Sie fokussiert.

Halten Sie sich an den eigenen Zeitplan
Respektieren Sie die Zeit der Teilnehmerinnen und halten Sie sich an den vorgegebenen Zeitplan. Wenn Sie dafür bekannt werden, dass Sie Beginn und Ende von Meetings exakt einhalten, gewinnen Sie Vertrauen bei allen Teilnehmern und Ihre Meetings werden besser.

Sorgen Sie schon bei der Planung dafür, dass für alle Punkte genug Zeit ist. Denken Sie an eine Pause, wenn das Meeting länger als eine Stunde dauert. Und beenden Sie die Besprechung, wenn die Zeit um ist. Das Ergebnis: Ihre Konsequenz spricht sich herum, Ihre Meetings werden effizienter und effektiver.

Vergeben Sie Hausaufgaben
Eine der wesentlichen Herausforderungen ist, dass die Beschlüsse nach der Besprechung auch tatsächlich umgesetzt werden. Dazu sollte man die Aufgaben an die anwesenden Personen verteilen. Nach dem Meeting (im Protokoll) erinnern Sie alle an die vereinbarten Aufgaben. Schließlich geht es um die Umsetzung des gemeinsam Vereinbarten.

Erstellen Sie ein kurzes Protokoll
Ein Protokoll stellt sicher, dass sich alle auch nach längerer Zeit daran erinnern, was beim Meeting besprochen wurde und was zu tun war. Es hilft dabei, sich an Aufgaben und Beschlüsse zu erinnern und bewahrt davor, Dinge mehrfach zu bereden, die bereits beschlossen waren.

Das ideale Protokoll kommt kurz nach dem Meeting und ist kurz und bündig und enthält vor allem die vereinbarten Aufgaben und die Personen, die für die Aufgaben zuständig sind.

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Kategorien:Selbstmanagement

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