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Zehn Tipps für die Selbstorganisation

 

Die Eisenhower-Matrix teilt Aufgaben nach den Dimensionen dringend und wichtig ein. Grafik: Handler

Die Einteilung der Aufgaben in die Dimensionen dringend und wichtig (nach der sogenannten Eisenhower-Matrix) hat sich als hilfreich herausgestellt. Grafik: Handler

 

1. Nutze die Macht des leeren Schreibtischs
Räum alles aus dem Weg, was die Konzentration stört und arbeite eine Zeitlang konzentriert an einer Sache (und nur an dieser Sache).

2. Organisiere dich schriftlich
Schreib alles auf, was Du zu tun hast (Egal ob auf Papier oder am Computer, mit einem Organisationsprogramm oder auf einer einfachen Liste). Während Du konzentriert an einem Thema arbeitest, kannst Du dann alles andere vergessen, was noch zu tun ist.
(Wenn man sich nämlich alles merkt, was noch zu tun ist, denkt man meistens an sieben andere Dinge, während man an einer Sache arbeiten möchte. Das behindert das Arbeiten). Ebenso hilfreich ist ein elektronisches Archiv, in dem alles abgelegt werden kann.

3. Sei lieber effektiv und tue weniger und Wichtiges
Anstatt sehr effizient viel Dinge zu tun, ist es besser, ein wenig nachzudenken und dann die paar wichtigen Dinge zu tun, die die eigenen Projekte weiterbringen. Wenn man dann noch die dringenden Dinge zur Seite räumen kann (quick&dirty erledigen, delegieren, abwehren, löschen, in Blöcken effizient erledigen), dann ist die Zeit viel besser genutzt.

4. Kontrolliere Deine E-Mail-Nutzung
Schalte das E-Mail-Programm nur zu ganz bestimmten Zeiten ein und arbeite dann die E-Mails ab. (zum Beispiel dreimal am Tag: Morgens, mittags, abends). So wirst du nicht von E-Mails zwischendurch abgelenkt. Das Gleiche gilt in noch viel größerem Maße für Facebook, Snapchat, Whatsapp, Twitter, und so weiter.

5. Optimiere deine E-Mail-Inbox
Missbrauche das E-Mail-Programm nicht zur Selbstorganisation, indem du E-Mails als „Aufgaben“ dort stehen lässt. Verarbeite jede E-Mail sofort: Sie wird zur Aufgabe, kommt ins Archiv, wir sofort beantwortet oder gelöscht. Eine großartige Anleitung dazu gibt David Allen in dem lesenswerten Buch „Getting Things Done“.

6. Ernte Deine Erfolge
Freu dich über das Geleistete. Nimm Dir am Ende des Tages oder der Woche ein paar Minuten Zeit und schau nach, wieviel du geschafft hat. So vermeidest Du das Gefühl, dauernd im Hamsterrad zu sein. Wenn Du dieses Ernten intensiv durchführen willst, ist möglicherweise eine Selbstorganisationsmethode auf Basis von Kanban für Dich gut geeignet.

7. Plane den nächsten Tag schon am Vorabend.
Nimm Dir, bevor Du deinen Arbeitstag beendest, ein paar Minuten und plane den nächsten Tag. So startest Du am Morgen gleich mit den wichtigen Aufgaben und hast vieles schon erledigt, bevor die Telefonate losgehen. Und Du nutzt schon über Nacht die Kraft Deines Unterbewusstseins, das schon an Aufgaben „vorarbeitet“.

8. Baue Reflexionsschleifen ein
Denk regelmäßig, geplant und strukturiert darüber nach, wie du etwas an deiner Selbstorganisation verbessern kannst. Hilfreiche Fragen sind zum Beispiel:
– Was habe ich in dieser Woche getan?
– Was war erfolgreich und kann als Modell für andere Projekte dienen.
– Was ist entbehrlich und kann eliminiert werden?

9. Probiere die Pomodoro-Technik aus
Arbeite konzentriert 25 Minuten ohne Störung und lege dann eine Pause ein.

10. Gönne Dir Pausen
Wer dauernd durcharbeitet, wird ineffizient und müde, die Qualität der Arbeit sinkt. Erst ein regelmäßiger Wechsel von Pausen und Arbeit, von Spannung und Entspannung sorgt für perfekte Leistung in der Arbeitszeit. Manche meditieren, andere laufen, wieder andere schauen einfach nur in die Luft.

Links

Mehr zur Pomodoro-Technik

Mehr zu Kanban

Getting Things Done bei Amazon

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Kategorien:Selbstmanagement

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