App-Empfehlung: Todoist – Selbstmanagement auf hohem Niveau

Todoist ist eines meiner Lieblingsprogramme, wenn es um die tägliche elektronische Zielplanung und Selbstorganisation geht. Warum ist das so?

Erstens: Einfach
Todoist ist extrem einfach zu erlernen und zu bedienen. Das liegt zunächst sicher an der übersichtlichen Darstellung. Vieles funktioniert intuitiv und braucht nicht erlernt werden: Auf mobilen Geräten kann man beispielsweise mit einfachen Wischgesten Aufgaben als erledigt kennzeichnen oder auf morgen oder nächste Woche verschieben. Die intuitive Bedienung ist für Einsteiger wichtig.

Zweitens: Mächtig
Todoist ist ein mächtiges Werkzeug. Es ermöglicht unter anderem die übersichtliche Zusammenfassung von Aufgaben in Projekten, die flexible Vergabe von Terminen (auch wiederkehrende), die Kennzeichnung von Projekten mit Farben, die Kennzeichnung von Projekten über Etiketten, die Verwendung von Dateianhängen, das Versenden von E-Mails in die App und die Einbindung von Kommentaren. Dann funktioniert auch die Anbindung an viele andere Dienste durch die Integration von Automatisierungstools wie Zapier oder IFTTT. Das ist für den Profi wichtig. Und das automatische Erkennen von Terminen, während man eine Aufgabe tippt: „Erledige Aufgabe nächste Woche“ – und schon hat die Aufgabe einen Termin. Das spart Zeit beim Eingeben.

Drittens: Effizient
Das Konzept von Todoist ist an die Getting-Things-Done-Methode von David Allen angelehnt: Aufgaben kommen zunächst in einen Eingangsordner; ein „Heute“-Ordner und ein „Kommende Woche“-Ordner helfen dabei, den Überblick über bevorstehende Aufgaben zu behalten. Eines der Ziele der Methode ist der leere Eingangsordner („Inbox Zero“ – dann hat man alles im Griff. Schließlich kommt es darauf an, die Dinge zu erledigen anstatt sie nur zu verwalten.
Zur Inbox-Zero-Methode gibt es hier einen eigenen Blogeintrag von mir.

Viertens: Unterhaltsam
Als Goodie (Aufgaben erledigen ist gut für’s Karma) kann das Programm für jede erledigte Aufgabe sogenannte Karma-Punkte vergeben. Man kann sich dabei tägliche und wöchentliche Ziele stecken (z. B.: Ich möchte mindestens fünf Aufgaben pro Tag erledigen). Als positives Feedback steigt man vom Anfänger über verschiedene Stufen bis zum Meister und Erleuchteten auf. Den eigenen Fortschritt kann man dann in sozialen Netzwerken teilen. Eine nette Idee, um das Interesse am Aufgaben-Erledigen für längere Zeit aufrecht zu erhalten.

Fünftens: Überall
Todoist ist letztendlich mehr eine Plattform zur Verwaltung von Aufgaben als ein einzelnes Programm. Die Aufgaben bleiben in der Cloud, über verschiedene Programme kann man auf diese zugreifen. Es gibt Varianten für iOS, MacOS, Windows oder Android und weitere Betriebssysteme. Der Vorteil: Egal, mit welchem Gerät man arbeitet, alle Aufgaben bleiben auf allen Geräten synchronisiert. Ich habe es selbst über Mac, iPad und iPhone getestet: Die Synchronisierung funktioniert schnell und zuverlässig.

Die kleinen Schwächen
Als Team-Steuerung ist Todoist aus meiner Sicht nur bedingt geeignet: Aufgaben können an andere Benutzer delegiert werden und über die Todoist-Plattform geteilt werden. Übersichten über die Aufgaben des Teams gibt es allerdings nicht. Dieses Feature wirkt noch eher unvollständig. Vielleicht hat hier die (von mir allerdings nicht getestete Unternehmensvariante) mehr zu bieten.

Amerikanische Software: Der Hauptsitz des entwickelnden Unternehmens (mit dem Namen Doist) ist in San Francisco. Auch wenn sich das Unternehmen als weltweites darstellt (mit Entwicklern in derzeit 12 Staaten), werden dennoch amerikanische Datenschutzbestimmungen zur Anwendung kommen, die eigenen Daten werden auf amerikanischen Servern liegen; und nicht alle Europäer werden damit glücklich sein.

Ausprobieren?
Die kostenlose Variante ist von der Leistung beschränkt, es gibt beispielsweise keine Etiketten. Der Preis für die Premium-Variante ist mit 23 Euro pro Jahr durchaus attraktiv.

Zusammenfassung
Todoist ist eines der komplettesten Aufgabenverwaltungsprogramme für die Selbstverwaltung, die man sich vorstellen kann. Einige kleine Schwächen konnte ich dennoch finden.

Zur Website von Todoist

Name		Todoist
Art der Software	Liste/Kanban/Kalender	Liste
Wo kommt es her?	Sitz des Unternehmens	USA
Plattformen	Web	ja
	Desktop Windows	ja
	Desktop Mac	ja
	iPhone	ja
	iPad	ja
	Android
Synchronisierung	Web-Synch oder nur lokal	ja
Teamfähigkeit	Synchronisation mehrerer Benutzer	ja
	Delegieren von Aufgaben möglich	ja
Kosten	für Kauf in Euro	–
	Laufende Kosten in Euro	Premium-Version: 23 Euro pro Jahr
Kostenlose Demo?	Gibt es eine Demoversion, was sind die Einschränkungen?	Ja, Premium-Funktionen wie z. B. Etiketten fehlen
Integration mit	Evernote	Ja, Link auf Evernote-Notizen über IFTTT oder Zapier möglich
	Dropbox	Ja, Dateianhänge können aus Dropbox stammen
	OneNote	Nein
	Box	Nein
	Pocket/Instapaper	Nein
E-Mail-Anbindung	Mail to App	Ja
	– mit Parametern	Nein
	– mit Anhängen	Ja
Termine	Können Aufgaben mit Terminen und Erinnerungen angelegt werden?	Ja
	Integration mit Kalender	Nein
	Integration mit iOS-Todo-Liste	Nein
Wiederholungen möglich	Können wiederholende Aufgaben angelegt werden (täglich, wöchentlich, monatlich)?	Ja
Beschreibung der Aufgaben	Sind Anmerkungen möglich?	Ja
	Sind Unterpunkte möglich?	Ja
	Sind Dateianhänge möglich?	Ja
Gruppieren von Aufgaben	Tags/Etiketten	Ja, Etiketten
	Schlagwörter	Nein
	Farben/Symbole	Projekte und Etiketten können farbig sein
Projekte	Können Aufgaben zu Projekten zusammengefasst werden?	Ja

Anmerkung: Dieser Text ist Teil einer Serie über Selbstmanagementprogramme und behandelt die Version vom September 2015.