Der Filter

Die Welt der Technologie und der Medien

App-Empfehlung: Beesy.me – Emsig wie die Bienen

Überblick mit der Eisenhower-Matrix

Beesy.me ist deutlich anders als alle anderen Produktivitätsprogramme. Ein Fokus der Software liegt nämlich auf der Besprechungsnotiz. Die Idee des Programms ist, dass ich direkt aus der Kalenderansicht im Dashboard während einer Sitzung mitschreibe. Das können Notizen sein oder Aufgaben, die gleich ich meinen Projekten und bestimmten Personen zuordnen kann. Aus alldem entsteht dann automatisch und fast nebenbei eine Aufgabenliste und ein Protokoll des Meetings.

Sehr praktisch ist dabei die Protokollfunktion. Es können automatisch Protokolle aus den Notizen generiert werden und als Text oder PDF per E-Mail versandt werden; oder gleich komfortabel in Evernote abgelegt werden. Mit ein bisschen Selbstdisziplin und ein wenig Flexibilität, was das Layout betrifft, ist das Protokoll wenige Minuten nach dem Meeting fertig, an alle versandt und mit Evernote synchronisiert, ebenso sind alle Aufgaben mit Termin im System – so lässt sich tatsächlich viel Zeit sparen.
Hat man also so etwas wie tägliche oder wöchentliche Routine-Meetings (z. B. Jour fixe) oder regelmäßige Projektbesprechungen, so kann man Beesy.me auch gut zum Nachfassen von Aufgaben verwenden und nichts geht mehr verloren. Das Ganze funktioniert auch im Team, Aufgaben lassen sich auch an andere übertragen und man sieht mit einem Blick, was wer gerade tut (oder tun sollte).

Wichtig und dringend
 
Einzigartig: Beesy.me ist das einzige Programm, das mir bisher über den Weg gelaufen ist, das zur Darstellung konsequent die Eisenhower-Matrix verwendet. Die Einteilung des Lebens in dringend und wichtig ist nach wie vor eine der guten Möglichkeiten, um effizient zu arbeiten.
Ebenso einzigartig ist das schlichte effiziente Design mit einfachen Piktogrammen und Farben. Sieht wirklich gut aus – es handelt sich um französische Software – und funktioniert sehr brauchbar.
Hürden auf dem Weg zur Effektivität
Zu beachten ist, dass es Beesy.me nur für das iPad gibt. Die Daten werden zentral gesichert und können auch auf einem PC oder Mac angezeigt und verändert werden. Doch die Hauptplattform ist das iPad.

Die Bedienung der Software wirkt zunächst ein wenig eigenwillig; und es werden einige Hürden für den Lernwilligen aufgerichtet: Länger draufdrücken oder Aufgaben mit zwei Fingern verschieben – das sind Tipps für den Anfänger. Kreativ zwischen Hoch- und Querformat wechseln hilft ebenfalls immer wieder, um verloren geschienene Menüs neu zu entdecken. Wenn man sich einmal an die Eigenheiten gewöhnt hat, gibt es viele Möglichkeiten, seine Produktivität laufend zu steigern und immer den Überblick zu bewahren.

Es gibt auch einige Features, die noch auf meiner Wunschliste stehen. Zum Beispiel gibt es keine automatisch wiederkehrenden Aufgaben (z. B. „Mache einmal in der Woche 30 Minuten Bewegung“). Solche Aufgaben muss man über automatisierte E-Mails von Programmen wie IFTTT erzeugen lassen. Das funktioniert, macht das Leben allerdings wieder etwas komplizierter.

Ebenso fehlt eine iPhone-Integration. Mithilfe der Anbindung von Apple-Erinnerungen können zwar vorhandene Tasks als Apple-Erinnerung angezeigt und abgehakt werden, neue Aufgaben können nur über die angesprochene E-Mail-Funktion an Beesy gesendet werden. Beide Funktionen funktionieren zwar grundsätzlich, sind aber kein Ersatz für eine (abgespeckte) iPhone-Version, wie sie viele andere Produktivitätsprogramme haben.

Neu hinzugekommen ist vor Kurzem die Integration des Livescribe-Stiftes. Man sieht hier bereits das Potenzial der Verbindung von Papier und Elektronik, doch ausgereift und praxistauglich ist das wohl nur in den seltensten Fällen, nämlich bei einer sehr ordentlichen Handschrift. Bei meinem Geschmiere geht das einfach nicht. Eine Video-Demo gibt es hier.

Für wen ist Beesy.me geeignet?

Beesy.me ist ideal für fortgeschrittene Zeitmanager, die die Prinzipien der Eisenhower-Matrix lieben und die mit der Reduktion auf das iPad leben können.

Kosten
Anschaffung
€ 5.99 für die iPad-App
Hilfreiche Erweiterungen wie die Synchronisierung mit Apple-Erinnerungen, der Import von Office-Dokumenten oder der Export von Berichten als PDF kosten jeweils € 1,99.
Gesamt liegen die Anschaffungskosten also bei rund 12 €, das entspricht einer Monatsgebühr.
Die Livescribe-Anbindung kostet € 21.99 und ist nicht unbedingt notwendig.

Monatliche Gebühr
Die kostenlose Version ist auf 50 Aufgaben pro Monat beschränkt.
Für die professionelle Verwendung benötigt man Beesy.me Synch und Pro – das kostet 10 Euro (+20 % Umsatzsteuer) pro Monat.
Für Teams gibt es Mehrfachaccounts ab 5 Benutzern (um je 12 Euro pro Monat), bei größeren Benutzermengen gibt es Mengenrabatte.

Ein Monat kostenlose Beesy-Premiumfunktion testen

Name   Beesy.me
Art der Software Liste/Kanban/Kalender Eisenhower-Box
Wo kommt es her? Sitz des Unternehmens Frankreich
Plattformen Web ja
Desktop Windows nein
Desktop Mac nein
iPhone nein
iPad ja
Android nein
Synchronisierung Web-Synch oder nur lokal Ja. Pro-Version
Teamfähigkeit Synchronisation mehrerer Benutzer Ja, Pro-Version
Delegieren von Aufgaben möglich Ja, Team-Version
Kosten für Kauf in Euro 5,99 Euro iPad-Version rund 6 Euro für hilfreiche Zusatzfunktionen
Laufende Kosten in Euro 12 Euro pro Monat
Kostenlose Demo? Gibt es eine Demoversion, was sind die Einschränkungen? Ja, ein Monat kostenlos danach Einschränkung auf 50 Aufgaben/Monat
Integration mit Evernote Ja, Export und Synchronisation möglich
Dropbox Nein
OneNote Nein
Box Nein
Pocket/Instapaper Nein
E-Mail-Anbindung Mail to App Ja
– mit Parametern Ja
– mit Anhängen Nein
Termine Können Aufgaben mit Terminen und Erinnerungen angelegt werden? Ja
Integration mit Kalender Ja, Kalender wird angezeigt, Notizen können direkt erzeugt werden
Integration mit Todo-Liste ja, nur in eine Richtung
Wiederholungen möglich Können wiederholende Aufgaben angelegt werden (täglich, wöchentlich, monatlich)? Nein
Beschreibung der Aufgaben Sind Anmerkungen möglich? Nein
Sind Unterpunkte möglich? ja, als Textformatierung
Sind Dateianhänge möglich? ja, nur als eigener Aufgabentyp
Gruppieren von Aufgaben Tags/Etiketten Ja, auf 16 vorgegebene Aufgabentypen beschränkt
Schlagwörter nein
Farben/Symbole nein
Projekte Können Aufgaben zu Projekten zusammengefasst werden? Ja, über Projekte und Ziele
Advertisements

Kategorien:App, Selbstmanagement

Schlagwörter:, , , , , ,