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Produktiv arbeiten mit Inbox Zero

Die Methode Inbox Zero gilt als eines der Kernprinzipien von modernem Selbstmanagement.

Dahinter steckt folgende Erkenntnis: In unserem Leben verwenden wir verschiedene Posteingänge (im Englischen auch als Inbox bezeichnet). Jeder „Bodensatz“ an unerledigtem Eingang in diesem Posteingang bindet unnötige Energie, und es kostet unnötige Zeit, Tag für Tag dieselben E-Mails anzusehen und mit dem Gedanken „Sollte ich bei Gelegenheit erledigen“ zu versehen.

Die Methode „Inbox Zero“ ist grundsätzlich ganz einfach: es wird darauf geachtet, den Posteingang regelmäßig zu leeren. Dadurch soll das Hirn frei werden für produktives Denken.

Der Weg zu „Inbox Zero“

Die erste Aufgabe besteht darin, die Inboxen zu sichten und zu definieren: meistens reicht eine physische für den „echten“ Posteingang, eine für die elektronische Post und eine für Ihre Produktivitätssoftware bzw. Archivsoftware (z. B. Evernote, OneNote, Nozbe, Trello, Wunderlist, Todoist).

Die zweite Aufgabe besteht darin, alle diese Inboxen in regelmäßigen Abständen konsequent komplett zu leeren. Jeder Eingang wird betrachtet, bewertet und verarbeitet.

Für die Inbox der elektronischen Post heißt das: Löschen, speichern, zu einer Aufgabe machen, beantworten, in den Ordner „später beantworten.“ verschieben. Im Normalfall sollte diese Inbox täglich am Ende des Arbeitstages leer sein.

Für die physische Inbox heißt das ebenfalls: wegwerfen, ablegen, scannen, gleich beantworten, einem Projekt zuordnen und so weiter.

Auch für Ihre Produktivitätssoftware gilt das gleiche Prinzip: Der Eingangsordner bzw. die Eingangsliste sollte in regelmäßigen Abständen leergearbeitet werden. Ob das nun täglich, jeden zweiten Tag oder einmal in der Woche passiert, hängt von ihrem persönlichen Workflow ab.

Nehmen sie sich also regelmäßig ein wenig Zeit, um die Inboxen in ihrem Leben zu leeren. Der positive Effekt wird sein, dass Sie sich auf Ihre Arbeit konzentrieren können und produktiver sein werden.

Wie erreicht man Inbox Zero bei E-Mails?

E-Mails verdienen ein eigenes Kapitel, weil wir heute sehr intensiv mit E-Mails arbeiten und hier sehr viel produktive Zeit vertan werden kann.

Den E-Mail-Eingang kann man mit folgendem System sehr schnell auf Null reduzieren, indem die E-Mails abhängig von Ihrem Inhalt bearbeitet werden:

  • Wenn etwas in kurzer Zeit sofort beantwortet werden kann, sollte man das tun (die meisten Autoren empfehlen das für Antworten, die in weniger als zwei Minuten erledigt werden können). Schnellantworten sind heute durchaus gefragt. Möglicherweise hat Ihr E-Mail-System sogar Vorlagen für solche schnelle Antworten, das hängt von der persönlichen Präferenz ab.
  • Wenn etwas nicht sofort erledigt werden kann, wird eine Aufgabe daraus gemacht. Die E-Mail wandert in Ihr elektronisches Produktivitätssystem. Die meisten dieser Systeme haben eine E-Mail-Anbindung, mit der man aus E-Mails Aufgaben erzeugen kann. So entsteht eine Aufgabe mit Inhalt und Erledigungstermin.
  • Wenn Sie die Mail später oder zur Dokumentation benötigen werden, wird sie archiviert. Entweder ins E-Mail-Ablagesystem oder in ein elektronisches Ablagesystem wie Evernote.
  • Unwichtiges wird gleich gelöscht.
  • Bei bestimmten Mails ist man sich nicht sicher, ob man sie nicht vielleicht doch noch einmal brauchen könnte. Für diese empfiehlt sich ein eigener Platz im Ablage- oder Produktivitätssystem. Es reicht, wenn man diese Mails dann alle paar Minate einmal durcharbeitet und endgültig bearbeitet.

Der Vorteil dieser einfachen Methode ist, dass jede Mail nur ein einziges Mal angegriffen und dann sofort erledigt wird. Alles ist danach an seinem Platz es warten nicht mehr hundert Dinge, von denen wir gar nicht wissen, ob sie vielleicht doch wichtig oder dringend sind. Als Ergebnis der Methode sollte es möglich sein, zumindest einmal am Tag den elektronischen Posteingang auf Null zu reduzieren.

Effizientes E-Mail-Management

E-Mails können leicht zum Zeiträuber werden, wenn sie den Arbeitsfluss unterbrechen und uns aus der Konzenration reißen. Hilfreich ist es deshalb, Push-Emails auf Smartphones abzuschalten, denn dadurch werden Sie erfahrungsgemäß nur abgelenkt. Nehmen Sie sich besser aktiv bestimmte Zeiten am Tag vor, zu denen Sie Ihre E-Mails bearbeiten. Das kann dreimal am Tag sein (morgens, mittags, abends) oder auch einmal pro Stunde, je nachdem wie Ihr persönlicher Arbeitsstil funktioniert und was Ihre Kunden von Ihnen erwarten. Manche haben es sich auch zur Angewohnheit gemacht, die E-Mails erst zu Mittag erstmals zu verarbeiten. So hat man den gesamten Vormittag, um produktiv arbeiten zu können. Egal wie Sie sich organisieren: Das Bearbeiten von E-Mails in Blöcken kann viel Zeit sparen.

Berücksichtigen Sie ebenfalls, dass E-Mails selten extrem dringend sind und deshalb nicht routinemäßig sofort beantwortet werden müssen. Das kann auch niemand von Ihnen erwarten. Wenn Ihnen jemand eine E-Mail schickt und gleich darauf anruft, hat er allerdings ein Problem mit der richtigen Nutzung von Medien. Aber auch in einem solchen Fall können Sie kurzfristig das Beste draus machen, indem Sie gleich antworten, eine Aufgabe daraus machen, eventuell mit einem Termin versehen.

Noch eine Anregung: Eine E-Mail von Ihrem Smartphone oder Tablet muss nicht automatisch den Zusatz „von meinem iPhone gesendet“ haben. In den Einstellungen des mobilen Geräts können Sie auch die volle normale Signatur eintragen. So wirken Sie immer gleich professionell, egal ob Sie unterwegs sind oder von Ihrem Desktop aus arbeiten.

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Kategorien:Selbstmanagement

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