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Personal Kanban – das bessere Zeitmanagement

Personal Kanban

Personal Kanban

Die Ist-Situation im Zeitmanagement ist bekannt: To-do-Listen erdrücken die Benutzer und die laufende Abarbeitung der Listen erzeugt im besten Fall das Gefühl, im Hamsterrad zu laufen. Je mehr erledigt wird, desto mehr neue Aufgaben entstehen.

Personal Kanban erhebt den Anspruch, diesen gordischen Knoten des Zeitmanagements zu durchschlagen. Die Methode des Kanban stammt aus den modernen, sogenannten agilen Methoden des Projektmanagements. Das Wort „Kanban“ bedeutet „Karte“, die Kanban-Methode stammt ursprünglich aus der Produktionssteuerung.

Im Software- und Projektmanagement konnte sich Kanban bereits als sinnvolle Methode durchsetzen. Eine der zentralen Erkenntnisse ist hier, dass jede Person oder jedes Team nur eine begrenzte Anzahl von Aufgaben gleichzeitig durchführen kann. Vereinfacht gesehen funktionieren auch Teams und Personen wie Autobahnen. Wenn zu viel los ist, entsteht ein Stau. Ist aber genauso viel los, dass optimal gearbeitet werden kann, entsteht der berühmte „Flow“, die optimale Arbeitsgeschwindigkeit.

Personal Kanban nutzt diese Erkenntnisse für das Selbst-Management. Zwei wesentliche Grundlagen helfen dabei: Erstens werden die Aufgaben visualisiert – je nach persönlicher Veranlagung entsteht am Computer, am Flipchart oder auf einer Tafel eine visuelle Darstellung der persönlichen Wertschöpfungskette. Die Position der Karten zeigt den Status der Aufgabe.

Die zweite Grundlage ist die Forderung: Mach nicht zu viel auf einmal! Aus der Fülle der Aufgaben werden – je nach persönlicher Präferenz – maximal eine bestimmt Anzahl von Aufgaben gleichzeitig bearbeitet. Diese Limitierung der gleichzeitig in Bearbeitung befindlichen Aufgaben ermöglicht es, schneller und übersichtlicher zu arbeiten.

Gut geeignet ist Personal Kanban auch als Ausgangspunkt für die transparente Steuerung von ganzen Teams. Ein weiterer Vorteil der Anwendung ist das aktive Auswählen von Aufgaben und damit eine positive Darstellung der eigenen Aufgaben.

Waren frühere Zeit- und Selbstmanagementsysteme noch von Ressourcenoptimierung geprägt – und nahmen ihre Anleihen damit oft auch von Kriegsherren (siehe Eisenhower-Prinzip oder Sun Tsu), so wurde in weiterer Folge der Mensch in den Mittelpunkt gesetzt (siehe dazu Steven Covey und seine „Seven Habits of Highly Effective People“).

Mit der Anwendung von Personal Kanban sind agile und schlanke Methoden aus dem Software- und Projektmanagement im Personal Management angekommen. Die Bearbeitung der eigenen Aufgaben im Rahmen eines Kanban-Boards kann im Gegensatz zu vielen anderen Methoden sehr schnell zu einer positiven Wahrnehmung der eigenen Arbeit führen und damit ebenso die eigene Zufriedenheit verbessern.

Lesetipp
Jim Benson / Tonianne Barry : Personal Kanban
Die Autoren beschreiben anhand zahlreicher Fallbeispiele, wie Personal Kanban funktionieren kann. Als Grundlagenwerk hervorragend geeignet. Wie immer ist aus meiner Sicht die Originalausgabe zu bevorzugen, doch auch die Übersetzung im Punkt-Verlag ist durchaus lesenswert.

Englische Originalausgabe
Broschüre, 194 Seiten
rund 22 Euro, Modus Cooperandi Press, Seattle

Deutsche Ausgabe
Broschüre, 164 Seiten
30,80 Euro, dpunkt.verlag

Software-Tipps zum Thema: Kanban-Boards für das Selbstmanagement

Kanbana
Extrem einfache webbasierte Kanban-Software aus Dänemarkfür Desktop-Rechner und iOS-Geräte
Grundversion kostenlos; Einmalkosten von 9 Euro für das cloudfähige Upgrade (synchronisiert alle Geräte); rund 3 Euro pro Monat für die Profi-Version mit erweiterten Fähigkeiten.

Leankit
Webbasierte teamfähige Kanban-Software als Webapplikation und iOS-Geräte.
Leankit spielt als Kanban-Board „alle Stückerl“ 
Grundversion kostenlos, ab rund 180 Euro pro Jahr für die Profi-Version

Trello
Ein teamfähiges und sehr mächtiges Selbstmanagement-Werkzeug für praktisch alle Desktop- und Smartphone-Plattformen, das zwar nicht direkt auf Kanban basiert, aber viele Anleihen von Kanban-Boards nimmt. Bei entsprechender persönlicher Einstellung kann Trello wie ein Kanban-Board genutzt werden.
Grundfunktionen kostenlos, rund 40 Euro pro Jahr für die erweiterte Profi-Version

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Kategorien:App, Rezension, Selbstmanagement

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